Datenschutzrichtlinie - Kunden, Partner und Lieferanten

Unser vorrangiger Zweck besteht darin, Informationen über unsere Kunden zu erheben, bei denen es sich um andere Unternehmen und nicht um einzelne betroffene Personen handelt. Wir können Ihre personenbezogenen Daten jedoch für die folgenden Zwecke erheben und verarbeiten:

• Um Dienstleistungen für unsere Kunden zu erbringen;
• Um unsere Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Partnern zu verwalten;
• Zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung, Bestechung, Korruption, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern, aufzudecken und zu untersuchen sowie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und die Straftat, durch die das Vermögen oder der kriminelle Gewinn, der Gegenstand der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung ist, erlangt wurde, zu untersuchen (im Folgenden „KYC/KYP-Prozess“);
• Zur Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit Sanktionen;
• Zur Einhaltung anderer geltender gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen sowie interner Richtlinien, Dokumentationsvorschriften und Anforderungen;
• Um Anfragen, Beschwerden und Ansprüche Dritter zu bearbeiten; und
• Um Prüfungen und Anfragen von Aufsichtsbehörden sowie im Rahmen externer Audits zu bearbeiten.

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

• Name
• Geschäftliche Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Titel und Position im Unternehmen

Darüber hinaus können wir für die Zwecke des KYC/KYP-Prozesses zusätzlich die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

• Sozialversicherungsnummer;
• Staatsangehörigkeit;
• Angaben dazu, warum die Person wirtschaftlich Berechtigter ist;
• Geburtsdatum;
• Geschlecht;
• Persönliche Kontaktdaten, wie z. B. Privatadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Wohnsitzland;
• Foto;
• Beruflicher Werdegang und Bildungsweg;
• Vorstrafen und aufsichtsrechtliche Vorfälle;
• Aktienbesitz; und
• Etwaiger Status als oder Beziehung zu einer politisch exponierten Person.

Wir überprüfen Unternehmen und Ansprechpartner stets anhand der Sanktionslisten der Europäischen Union (EU), des Office of Foreign Assets Control (OFAC) und der Vereinten Nationen (UN).

Wir erheben die personenbezogenen Daten entweder direkt von Ihnen, über Ihren Arbeitgeber oder das Unternehmen, mit dem Sie anderweitig in Verbindung stehen, oder über öffentlich zugängliche Quellen wie Social-Media-Kanäle. Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen können wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Behörden, mit Kalmar verbundenen Unternehmen und anderen Dritten erheben. Beispiele für Quellen Dritter sind:

• Register staatlicher Behörden
• Finanzsanktionslisten
• Register von Ratingagenturen und anderen Anbietern von Wirtschaftsinformationen, die beispielsweise Informationen über wirtschaftliche Eigentümer und politisch exponierte Personen bereitstellen.

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Auf der Grundlage eines Vertrags; Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erhebung und Überprüfung der Daten vor dem Eingehen einer Vertragsbeziehung mit dem Kunden, Partner oder Lieferanten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um Aufgaben zu dokumentieren und auszuführen, die der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen dienen, wie beispielsweise die Erbringung unserer Dienstleistungen für den Kunden.

2. Auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung, der Kalmar unterliegt; Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auch zur Erfüllung unserer Verpflichtungen gemäß geltendem Recht, sonstigen Vorschriften oder behördlichen Entscheidungen. Beispiele für rechtliche Verpflichtungen sind: KYC/KYP-Prozesse, die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Buchhaltungsvorschriften, die Berichterstattung an Steuer- und Aufsichtsbehörden sowie sonstige Verpflichtungen im Zusammenhang mit dienstleistungs- oder produktspezifischen Rechtsvorschriften.

3. Auf der Grundlage der Einwilligung der betroffenen Person; Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten. Beispiele für solche Situationen sind die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Informationen über den Zweck, die Verarbeitungsvorgänge, die Kategorien personenbezogener Daten und Ihr Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten Sie, wenn Sie um Ihre Einwilligung gebeten werden. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen können, sofern Sie diese erteilt haben.

4. Auf der Grundlage der berechtigten Interessen von Kalmar.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht gegenüber diesen berechtigten Interessen überwiegen. Zu den von Kalmar verfolgten berechtigten Interessen gehören: die Bewältigung von Geschäftsrisiken, die Gewährleistung einer effektiven Erbringung von Dienstleistungen für unsere Kunden, die Pflege der Beziehungen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten, die Gewährleistung einer effektiven Erbringung von Dienstleistungen durch unsere Lieferanten für die oben im Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung“ genannten Zwecke sowie die mögliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Diese Zwecke sind für den effizienten Betrieb unseres Unternehmens erforderlich und erfordern daher die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir weisen darauf hin, dass die Rechte betroffener Personen unter Umständen Vorrang vor den berechtigten Interessen eines Verantwortlichen haben können. Wir haben jedoch sichergestellt, dass ein fairer Ausgleich zwischen den Rechten der betroffenen Personen und den berechtigten Interessen Dritter hergestellt wird. Um weitere Informationen zur Abwägung der berechtigten Interessen zu erhalten, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kalmarglobal.com.

Wir bewahren die personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Zwecke erforderlich ist, für die wir sie erhoben haben, oder sofern wir verpflichtet sind, diese Daten für längere Zeiträume aufzubewahren, um geltende Gesetze einzuhalten. Daher bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist oder wie es die Aufbewahrungspflichten in den geltenden Gesetzen und Vorschriften vorschreiben. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke als die Erfüllung eines Vertrags aufbewahren, beispielsweise für Buchhaltungs- und Geldwäschebekämpfungszwecke, bewahren wir die personenbezogenen Daten nur dann auf, wenn dies aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Bitte beachten Sie, dass die Aufbewahrungspflichten innerhalb von Kalmar aufgrund unterschiedlicher lokaler Gesetze variieren können. Im Allgemeinen speichert Kalmar Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten zehn Jahre nach Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben und abzuwehren sowie auf Anfrage von Behörden die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen nachzuweisen. Die im Einzelfall für die personenbezogenen Daten geltende Aufbewahrungsfrist hängt jedoch vom Zweck der Verarbeitung ab. Beispiele für verschiedene Zwecke sowie die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen sind nachstehend aufgeführt:

• Informationen, die für KYC/KYP-Prozesse gespeichert werden, werden mindestens fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehungen oder nach Abwicklung der jeweiligen Transaktion aufbewahrt
• Informationen, die zu Buchhaltungszwecken gespeichert werden, werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt

Wir werden fehlerhafte oder ungenaue Daten löschen oder nach Benachrichtigung korrigieren. Wir verpflichten uns zur Einhaltung unserer internen Richtlinien zur Datenaufbewahrung in ihrer jeweils gültigen Fassung.

Personenbezogene Daten können entweder in Papierform oder in elektronischer Form gespeichert werden. Wir sind uns unserer Verpflichtung bewusst, die Vertraulichkeit aller personenbezogenen Daten zu wahren. Wir verpflichten uns daher, Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Erhebung, Vervielfältigung, Nutzung und Offenlegung zu schützen. Zu diesen Maßnahmen gehören: (i) die Beschränkung des Zugriffs auf und der Nutzung von Informationen auf jene Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten von Kalmar sowie Personen, die zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben auf fairer und rechtmäßiger Grundlage Zugriff auf personenbezogene Daten benötigen; (ii) die Verwendung physischer und elektronischer Zugangscodes und Passwörter zur Kontrolle und Einschränkung des Zugriffs; (iii) Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für relevante Mitarbeiter und anderes Personal zum Thema Datenschutz und Privatsphäre; (iv) die Anwendung aktueller technischer Sicherheitsmaßnahmen, die mindestens dem Branchenstandard entsprechen.

Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt über Sie gespeichert haben. Vorbehaltlich der vor Ort geltenden Gesetze haben Sie außerdem das Recht:

1. Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben
2. die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen
3. die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese gelöscht werden sollten, vorbehaltlich geltender Gesetze und unserer Aufbewahrungskriterien
4. die Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten zu verlangen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen;
5. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen;
6. die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder an einen anderen Verantwortlichen gemäß geltendem Recht zu verlangen;
7. Sofern wir Sie um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gebeten haben und Sie uns diese erteilt haben, haben Sie möglicherweise das Recht, diese Einwilligung gemäß den geltenden Gesetzen zu widerrufen; und
8. eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unter Verstoß gegen die geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet haben.

Wir werden solche Anträge prüfen und sie im größtmöglichen Umfang gemäß den geltenden Gesetzen umsetzen. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten einsehen oder überprüfen, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken oder widersprechen oder eine Kopie dieser Daten anfordern möchten, können Sie Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns unter privacy@kalmarglobal.com kontaktieren.

Für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder die Ausübung Ihrer sonstigen Rechte fallen keine Gebühren an. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag offensichtlich unbegründet oder überzogen ist. Alternativ können wir unter solchen Umständen die Erfüllung des Antrags ablehnen.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Auskunft über die Daten oder die Ausübung Ihrer sonstigen Rechte sicherzustellen. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die keinen Anspruch darauf haben.